Privacyverklaring NVM-mondhygiënisten

1. Algemene overwegingen

De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten (NVM-mondhygiënisten) en de daaraan gelieerde organisaties BV Diensten NVM en Stichting Onderwijs Scholing en Wetenschap hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we op transparante wijze informeren over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

• Persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
• Alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacyverklaring.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de vereniging zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
• Op de hoogte zijn van de rechten van leden omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de vereniging, deze respecteren en leden hierover kunnen informeren.

De AVG-functionaris (Marjolein Stigter) is belast met het privacybeleid en is voor NVM-leden de contactpersoon in geval van vragen en/of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon

Naam contactpersoon: Marjolein Stigter

Bezoekadres: Groenewoudsedijk 40

Postcode: 3528 BK

Plaats: Utrecht

E-mailadres: marjolein.stigter@mondhygienisten.nl

Telefoonnummer: 030-6571013

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aangaan van het lidmaatschap met mondhygiënisten.
• Het versturen van berichten aan leden omtrent (de uitvoering van) het lidmaatschap, zoals uitnodiging voor de ALV.
• Het versturen van voor de beroepsgroep relevante informatie.
• Het versturen van het Nederlands Tijdschrift voor Mondhygiëne (NTvM)
• Het organiseren van algemene ledenvergaderingen, verenigingsactiviteiten, congressen en andere bijeenkomsten.
• Het organiseren van bij- en nascholing.

Voor het lidmaatschap dient de vereniging over de volgende persoonsgegevens te beschikken:

• NAW-gegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Titel
• Opleidingsgegevens
• Afstudeerjaar en opleiding
• Diploma
• Werkveld (i.v.m. type lidmaatschap)

In geval van een functie als kaderlid wordt zowel BSN-nummer als identificatienummer van het identiteitsbewijs opgeslagen in verband met uitbetaling van vergoeding kaderwerkzaamheden en verantwoording aan de Belastingdienst.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan derde partijen verstrekt. De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met de volgende andere partijen:

• STB (softwareleverancier ledenadministratie)
• Exite (ICT)
• Advice (websites)
• Oxilion (hosting websites)
• Account Software groep (softwareleverancier boekhoudprogramma)
• ASU (accountant)
• MailerLite (versturen nieuwsbrieven)
• AccountView (financiële administratie)
• Performis (NTvM)

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van leden te waarborgen.

De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de vereniging hiertoe wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld in het geval van opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt de Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten alleen persoonsgegevens indien hiervoor door het lid toestemming is gegeven.

4. Bewaartermijn

De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten bewaart ledendossiers gedurende de tijd dat het lid als lid staat ingeschreven. En na opzeggen lidmaatschap nog gedurende 7 jaar (bewaartermijn belasting).

5. Beveiliging van persoonsgegevens

De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

• De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten werkt met een ledensoftwaresysteem, geleverd en beheerd door het bedrijf STB. Met STB is een bewerkersovereenkomst gesloten en er zijn afspraken gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
• De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoolde medewerkers.
• De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
• De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
• Ledendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
• Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis, wordt veilig gewerkt.
• Binnen het ledensysteem zijn alle gegevens gekoppeld aan een persoonscode.
• Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
• Medewerkers van de Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij het verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
• Uitwisseling van informatie/ communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de vereniging en leden is, bij vermelden van privacygevoelige gegevens, beveiligd.
• De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten werkt volgens het NVM Protocol meldplicht datalekken.
• Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de vereniging is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
• Medewerkers van de Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten hebben kennis van de de rechten van leden bij het gebruik van persoonsgegevens.

6. Rechten van leden ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

Je hebt recht op inzage van je persoonsgegevens en ledendossier. Hiervoor vragen wij wel om legitimatie. Daarnaast heb je recht op wijziging en vernietiging van je persoonsgegevens, tenzij er een wettelijke reden is om deze gegevens langer te bewaren. Vernietiging van voor het lidmaatschap noodzakelijke persoonsgegevens zou onlosmakelijk kunnen leiden tot het uitschrijven als lid van NVM-mondhygiënisten, omdat zonder die gegevens geen lidmaatschapsovereenkomst kan worden afgesloten.

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om de persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht je vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met Marjolein Stigter.

Marjolein Stigter probeert samen met jou tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)